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商务英语文牍的体裁学领会2019年1月24日

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  语言是传递信息和交流感情的工具。然而,在面对不同的交际环境、交际目的、交际对象时,交际的双方会选择不同的表达方式。在20 世纪70 年代, 韩礼德(Halliday)在他的系统功能文体学模式里, 主张把语言连同社会和人一起加以考察和研究, 提出了“语域”(register)理论。这也为现代文体学的研究奠定了理论基础。(段春明,刘继安,史修媛:91)这就是不同功能的语言“变体”。这些“变体”就是文体学的研究对象。秦秀白(2000)曾就文体学下了定义:“文体学是一门运用现代语言学理论和方法研究文体的科学, 是一门研究语言表达效果的学问。”语言的这些“变体”由于运用于不同的领域,就产生了不同的文体,比如科技文体,法律文体,商务文体等。商务文体虽然同科技文体、法律文体等文体一样,同为语言的“变体”,但商务文体并没有像其他“变体”一样受到学者们广泛关注。

  张佐成、王彦(2002)对商务英语做了如下界定:商务英语是在商务场合中, 商务活动的参与人为达到各自的商业目的,遵循行业惯例和程序并受社会文化因素的影响, 有选择地使用英语的词汇语法资源, 运用语用策略, 以书面或口头形式所进行的交际活动系统。(段春明:92)据统计,在商务领域,商务信件占了所有商务文件的90%,由此可见商务信件的使用频率之高。为了使沟通更快捷、方便,商务信件在使用的过程中也具有了自己独特的文体风格。本文试图从书写、词汇、语义、句法、语篇5 个方面对商务信件的文体特征进行分析。

  商务英语因为使用人群巨大, 适用范围广泛以及实用价值高等特点在商务领域被频繁使用。而在使用的过程中,作为一种语言的“变体”,商务信件作为商务英语的主要表现者,也在书写、词汇、句法、语篇方面具有独特的特征。

  在口语中,人们可以通过停顿、重音以及语调上的变化来传递信息,而在以文字为媒介的英语书信中,其信息的传递除了通过文字本身以外,还表现在斜体、空格、大小写、标点符号、格式等方面。书写方面,商务信函的文体特征主要在:通过标点符号来帮助信息的传递和理解;用斜体、大小写等来强调特定的信息; 商务信件的最显著的文体特征是拥有其固定的格式。商务信件一般都由7 个部分构成:信头,日期,信内地址,称呼,正文,结尾敬语,签名。这几个部分组成了商务信件的基本框架。

  通用的那些词汇。(侯维瑞:281)在英语商务信件中,这类词汇有不少属于常用词汇, 只是在商务英语中它们具有更确切的含义或定义。如在日常用语中“quote”, “draft”, “offer”等词语分别是“引用”,“草稿”和“提议”的意思,但当这些词语被用于商务英语中时,它们的词义就变为“报价”,“汇票”和“报盘”。

  2.2.2 商业术语(commercial term),缩写(abbreviation)以及商业符号(symbols)的频繁使用。(赵志刚,韩庆山,张宇:14)商务英语同其他各体英语一样,都有其典型的表达方式。在商务信件中,为了沟通的简洁和方便,人们经常使用术语、缩写和商业符号。而这也成为了商务信件在词汇方面典型的特点之一。如:

  现代商务沟通的首要宗旨是简洁,有效,用最简单的文字表达最清楚的意义。因此,人们在写作商务信件的过程中一般倾向于选择简单、常用的词汇。复杂而少见的词汇不利于信息的传递, 而且给人以官方且疏离的印象。在商务信函中,“improve”, “think”, “fair” 等词语的使用既简洁又清楚,而“ameliorate”, “conjecture”, “equitable”等词则是应该试图避免使用的,因为它们不是常用词汇,不利于信息的理解。

  使用准确的数据信息和词句。为了避免歧义,模糊的表达在商务信件中是很少出现的。因为商务活动所涉及的都是双方切身利益的盈亏,所有的信息都必须是清楚呈现的,不容许模糊。试比较下面两个句子。

  相对于b)来说,句a)所传达的信息是模糊的,在商务信件的写作过程中,应尽量避免这样表意模糊的表达方式。

  商务英语书信中, 句子的选择最重要的原则就是简洁易懂,以及为对方考虑(“You-attitude”),在信件中一个重要的原则就是既要传递应该传递的信息, 又要把读者放在首位的考虑,要让读者感觉被重视,被尊重。

  2.4.1 多使用简短的句子。在商务信函中,通常的句子长度是10~20 个单词,多于30 个单词的句子是很少的。而且句子结构简单,通常都是简单句,并列句、复合句的使用相对较少。有时候,为了表达的简便、清晰,通常使用省略句。如在介绍产品的时候,为了节省空间,通常使用不完整的句子,像名词词组、动词词组等。如:

  2.4.2 多使用主动语态。主动语态的使用使句子在传递信息的时候更直接, 而被动语态的使用会给人一种逃避责任的感觉。但是当主事者不许被提及或是不知道的时候,仍然可以使用被动语态。

  2.4.3 避免使用否定的表达。通常,否定表达听起来是对读者或是作者的批评, 然而肯定的表达则是通过积极的方式表达了对双方的鼓励。(常田玉:144)在交际过程中,如果错误已经出现,当务之急也不是对犯错的人的批评,而是对错误进行补救。应尽量使用肯定的表达,使读者感觉更轻松。多用b)这样的表达,少用a)这样的表达。

  在商务信件中,陈述句是使用最多的句型,疑问句有时也会使用,但是祈使句的使用则较少。因为祈使句给人一种强加于人的印象,是作者迫使读者去做某件事。祈使句听起来很不礼貌,频繁的使用有时会让潜在的客户打消合作的念头。

  2.5.1 多使用小的段落。在商务信件中,整个语篇通常被分为很多个小段落,一个段落表达一点信息,然后由很多个小的段落组成语篇。这样会使整个文章脉络清晰,简单易懂。如果整个语篇就是一个大段,会加大读者的理解难度。

  2.5.2 逻辑合理,语意连贯。句子不能被当作是独立的,而应把句子放在它所在的语篇中进行考察。即,当我们考察商务信函的文体风格时,整个语篇的特征也是重要的因素。语篇的连贯、畅通是最重要的特征,整个篇章由一个清晰的脉络连接起来。一封好的商务信函,必须结构清晰,语义连贯。我们以报盘函为例,一般的报盘函都有部分组成:第一段说明收到对方的询盘并表示感谢;第二段对所询价的商品报盘;第三段则是提供折扣信息; 第四段就是一个简短的结尾。根据这样的结构,我们就能写出一封结构严密的报盘函。

  随着全球商业的发展,商务英语的适用范围越来越广,然而对于商务英语的文体学分析并没有引起相应的关注。本文试图对英语商务信件的特征进行问题分析。分析从5 个层次展开,分别是:书写,词汇,语义,句法以及篇章。旨在为商务英语文体风格的研究添砖加瓦。

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